Congresos y Exposiciones

DISEÑO DE STAND PARA EXPOSICIONES

El diseño de stand para exposiciones aplicados en los congresos y exposiciones son eventos utilizados por diversas marcas para promocionarse debido a que poseen una gran magnitud y un amplio alcance entre el público, por lo que aumentan significativamente la afluencia de inversores y clientes potenciales porque permite conocer una marca a fondo al igual que los productos y servicios que ofrece al mismo tiempo que permite analizar completamente a su competencia dentro de un ambiente organizado para tal fin y tener una idea más o menos concreta de como actúa y responde la marca frente a este espacio que funge como una muestra del mercado habitual en donde se desempeña, hoy en día podemos presumir del diseño de stand para exposiciones efectuadas para algún evento tan relevante como para Bankinter, wolsvagen 4º Congreso de Médicos Jóvenes España etc…

diseño de stand para exposiciones

Importancia de los congresos y exposiciones para las empresas y el diseño de stand para exposiciones

Las empresas e instituciones que participan en congresos y exposiciones lo hacen explotando el potencial de los mismos como herramientas de marketing, por lo que buscan potenciar la imagen de el diseño de stand para exposiciones de sus marcas y su alcance dentro de la población, de manera que los consumidores y usuarios los conozcan para poder obtener ventas.

Estos congresos y exposiciones también sirven para intercambian información estratégica y para generar posibles alianzas que beneficien a dos o más marcas dentro de un nicho de mercado específico.

El hecho de que estos eventos se hagan con fines industriales y comerciales no quiere decir que solo contengan información sobre los productos o servicios que ofrece una marca, ya que muchas empresas e instituciones suelen realizar dinámicas y charlas de intercambio de información de interés general que puede servir de provecho a sus potenciales clientes e incluso ofrecer material promocional como llaveros, tapiceros o cuadernos, o realizar promociones y descuentos a la hora de solicitar algún producto o servicio dentro del marco de la celebración del evento.

Es importante resaltar que los congresos están destinados hacia un público objetivo definido con posibilidades de generar ventas y acuerdos comerciales, mientras que las exposiciones están dirigidas a dar a conocer a una marca, un producto o un servicio hacia el público en general de manera que se conviertan en clientes potenciales ambos ejemplos participan en el diseño de stand para exposiciones de sus marcas.

En muchos sectores y mercados, es común ver como el mismo congreso o exposición tiene horarios dispuestos para el público en general, que generalmente suele ser los fines de semana mientras que el público especializado, clientes habituales o para buscar acuerdos comerciales se suele realizar durante días de semana para mantener la exclusividad del evento. Es recomendable que los congresos y exposiciones posean conferencias especializadas para mantener al público correctamente informado sobre las marcas asistentes al igual que los productos y servicios que ofrecen al igual que su ubicación dentro del evento para que los asistentes tengan un recorrido libre y cómodo. Otro factor a tener en cuenta es que la convocatoria a estos congresos y exposiciones tiene que ser masiva para atraer a la mayor cantidad de asistentes posibles, por lo que muchas marcas suelen realizar campañas de publicidad relacionadas con el evento para lograr tal fin.

diseño de stand para exposiciones

¿Qué es lo que se debe evitar a la hora de organizar un congreso o evento?

Cobrar por el acceso a internet por wifi y el estacionamiento, ya que muchos asistentes se verán reacios a asistir al evento si deben pagar algo adicional, además que limitar el internet hace que pocas personas puedan compartir información sobre lo que está sucediendo durante el evento limitando posible publicidad hacia el mismo.

Hablar excesivamente sobre la marca o sobre el evento en sí, ya que esto le otorga una imagen débil a la marca porque da la impresión de que necesita atención todo el tiempo. Lo recomendable es agradecerle a los asistentes como empleados y delegados de la empresa o institución participante, ya que esto denota humildad y es bien recibido por todo el mundo.

Si el presupuesto no alcanza para un congreso o exposición presencial, es preferible hacer un evento virtual, ya que es preferible recurrir a este recurso que hacer un evento presencial de muy mala calidad que afecte la imagen de la marca trayendo como consecuencia una merma en las ventas, ya que lo barato sale caro.

No involucrar a los asistentes al evento. Es muy recomendable que los asistentes tengan participación activa mediante concursos, foros de discusión e incluso juegos dinámicos para que se sientan identificados con la marca y por lo tanto se fidelicen a la misma.

Ofrecerle a los asistentes cualquier cosa para comer, en caso de que haya servicio de catering, ya que algunas personas bien sea por salud o por preferencias personales o religiosas poseen un régimen de dieta personal, por lo que siempre hay que preguntar qué se les puede ofrecer de manera muy cordial.

No contratar personal específicamente especializado en eventos, ya que a pesar de que hayan voluntarios de la empresa dispuestos a ayudar, no dan la misma imagen de seriedad y profesionalismo al evento.

Elegir cualquier espacio solo porque está de moda, a veces un recinto en específico puede afectar la imagen de una marca solo por la imagen dispar que posee en relación a lo que ofrece la marca. También se debe evitar realizar programas sociales sin ofrecerle opciones a los asistentes porque no todos tienen los mismos gustos.

Recurrir a la improvisación. Un congreso o exposición es un evento determinante en lo que al alcance del imagen de una marca se refiere, por lo que dejarlo todo al azar puede resultar en una estrategia de marketing fallida que puede traer consecuencias nefastas a la marca.

No realizar un seguimiento a los asistentes los días posteriores al evento, ya que esto es muy importante para obtener retroalimentación que permitirá mejorar productos y servicios ofrecidos por la marca al igual que puede servir de recomendación para organizar futuros eventos.

Puntos claves para que la preparación de un congreso o exposición empresarial sea todo un éxito.

 

Para que un congreso o evento de índole empresarial sea todo éxito, se debe recurrir a ciertos pasos que permitan un desenvolvimiento natural de las marcas que exponen su imagen, productos y servicios al igual que los asistentes para asegurar ventas.

 

Conocer los objetivos principales del evento a realizar para así poder trabajar en sus necesidades como por ejemplo, dar a conocer una nueva marca en el mercado o promocionar nuevos productos y servicios.

El área donde se va a realizar el congreso o exposición debe reunir ciertas condiciones de tipo logístico para que sea del agrado del público asistente para que aseguren su permanencia durante todo el evento o la mayor cantidad de tiempo posible.

La fecha pautada para la celebración del evento no debe coincidir con la de otros congresos y exposiciones relacionados para poder asegurar una mayor afluencia de público que podrían interesarse en el evento por lo que el diseño de stand para exposiciones debe de estar a tiempo para una primera puesta en marcha y asegurarse que todo funciona perfectamente.

En caso de tratarse de un evento privado, se les debe hacer llegar las invitaciones por correo electrónico o a través de llamadas telefónicas. Si el evento es público, pues podrá hacerse uso de medios de comunicación, redes sociales e incluso directamente desde la página web de la empresa o institución participante.

Realizar un cronograma o itinerario de las presentaciones para evitar errores de coordinación y/o logística.

Si el congreso o exposición es muy larga, es recomendable ofrecer un break para ir a comer u ofrecer bocadillos gratis, ya que de esta manera los asistentes no se sentirán agobiados haciendo que abandonen el evento.

Ambientar correctamente el recinto en donde se va a celebrar el congreso o exposición, de manera que la imagen de las marcas y/o los productos o servicios promocionados sean visibles en todo momento para reforzar la imagen de los mismos al mismo tiempo que atraen clientes que aseguren ventas.

En caso de que el evento dure varios días, se debe informar a las personas que promocionan sus marcas y a los asistentes en caso de que no vivan en la ciudad sobre lugares adecuados para su estadía, por lo que elaborar una lista de hoteles no está de más.

En caso de que el congreso o exposición sea un evento de pago, es conveniente especificar de manera clara y precisa los precios, modalidades de pago y cuáles son los pasos que deben seguir los posibles asistentes.

Se debe contratar personal que esté siempre atento a todo lo que pueda suceder durante el transcurso del evento para responder de forma oportuna y eficaz ante imprevistos que afecten a los asistentes.

diseño de stand para exposiciones